PDF फ़ाइलों को Excel (XLSX) फ़ॉर्मेट में बदलने के लिए, “अपलोड फ़ाइलें” कंट्रोल का इस्तेमाल करके PDF अपलोड करके शुरू करें। कन्वर्ज़न वर्कफ़्लो हर पेज को प्रोसेस करता है और टेबल रीजन और स्ट्रक्चर्ड डेटा का पता लगाने की कोशिश करता है। डिजिटल सोर्स (स्कैन की गई इमेज नहीं) से जेनरेट किए गए PDF के लिए, टेबल का पता लगाना अक्सर भरोसेमंद होता है: रो और कॉलम को एडिटेबल स्प्रेडशीट सेल में फिर से बनाया जाता है, जिससे ज़्यादातर टेक्स्ट और न्यूमेरिकल वैल्यू सुरक्षित रहती हैं। कन्वर्ज़न खत्म होने के बाद, बनने वाली XLSX फ़ाइलें डाउनलोड करें। आप अलग-अलग स्प्रेडशीट निकाल सकते हैं या सभी आउटपुट वाला ZIP आर्काइव पाने के लिए बल्क डाउनलोड ऑप्शन का इस्तेमाल कर सकते हैं। मल्टी-पेज PDF को हैंडल करते समय, हर पेज को टूल के कॉन्फ़िगरेशन के आधार पर एक अलग वर्कशीट में एक्सपोर्ट किया जा सकता है या कंबाइंड किया जा सकता है। अगर आपके PDF में मुश्किल लेआउट हैं—मर्ज किए गए सेल, मल्टी-लाइन हेडर, या अनियमित स्पेसिंग—तो कन्वर्ज़न के बाद Excel के अंदर कुछ एडजस्टमेंट करने पड़ सकते हैं। स्कैन किए गए PDF के लिए, कन्वर्ज़न से पहले OCR चलाने के बारे में सोचें, क्योंकि एम्बेडेड टेक्स्ट वाली इमेज को पहले टेक्स्ट निकाले बिना नेटिव स्प्रेडशीट सेल में कन्वर्ट नहीं किया जा सकता है। आम पोस्ट-प्रोसेसिंग कामों में न्यूमेरिक फ़ॉर्मेट वेरिफ़ाई करना, कॉलम की चौड़ाई एडजस्ट करना, और यह कन्फ़र्म करना शामिल है कि हेडर अपनी-अपनी डेटा रो के साथ अलाइन हैं। कुल मिलाकर, प्रोसेस सीधा है: अपलोड करें, कन्वर्ट करें, और डाउनलोड करें, फिर क्लीनअप और एनालिसिस के लिए Excel, Google Sheets, या किसी दूसरे स्प्रेडशीट एडिटर में XLSX खोलें।
टिप: सबसे अच्छे रिज़ल्ट के लिए, साफ़ टेबल बॉर्डर और एक जैसी स्पेसिंग वाले डिजिटल PDF का इस्तेमाल करें; इससे ऑटोमैटिक टेबल रिकंस्ट्रक्शन एक्यूरेसी ज़्यादा से ज़्यादा होती है।
PDF से Excel कन्वर्ज़न, PDF के स्टैटिक, लेआउट-फोकस्ड पेज लेता है और टेबल वाली जानकारी को एडिटेबल स्प्रेडशीट फ़ॉर्मेट में बदलने की कोशिश करता है। कन्वर्ज़न इंजन पेज को स्कैन करता है, ग्रिड जैसे पैटर्न की पहचान करता है, और पता लगाए गए टेक्स्ट ब्लॉक को रो और कॉलम में मैप करता है। जब कोई PDF किसी डिजिटल सोर्स से आता है—जैसे कि एक्सपोर्ट की गई रिपोर्ट या PDF के तौर पर सेव की गई स्प्रेडशीट—तो यह मैपिंग आम तौर पर सही होती है और इस्तेमाल करने लायक XLSX फ़ाइलें देती है। कन्वर्ट की गई स्प्रेडशीट से आप कैलकुलेशन कर सकते हैं, डेटा फ़िल्टर कर सकते हैं, फ़ॉर्मूला लगा सकते हैं, और चार्ट बना सकते हैं। अगर PDF में इमेज, लोगो, या डेकोरेटिव लाइन जैसे विज़ुअल एलिमेंट हैं, तो वे आम तौर पर स्प्रेडशीट में एम्बेडेड ग्राफ़िक्स बन जाते हैं या कन्वर्ज़न सेटिंग्स के आधार पर उन्हें नज़रअंदाज़ कर दिया जाता है। जो PDF स्कैन या फ़ोटो हैं, उनके लिए कनवर्टर सीधे टेक्स्ट नहीं निकाल सकता; आपको कैरेक्टर को एडिटेबल फ़ॉर्म में निकालने और फिर उन्हें स्प्रेडशीट सेल में बदलने के लिए पहले OCR चलाना होगा। कन्वर्ज़न के बाद, आउटपुट को रिव्यू करें: न्यूमेरिक फ़ॉर्मेट, डेट फ़ील्ड, थाउज़ेंड सेपरेटर और मर्ज किए गए सेल चेक करें, और ज़रूरत के हिसाब से उन्हें ठीक करें। ज़्यादातर यूज़र पाते हैं कि Excel में कुछ मिनट की मैन्युअल क्लीनअप ही एक कन्वर्टेड फ़ाइल को एनालिसिस या रिपोर्टिंग के लिए पूरी तरह से काम करने वाली स्प्रेडशीट में बदलने के लिए काफ़ी है।
PDF को Excel (XLSX) में कन्वर्ट करना तब काम आता है जब आप ऐसे स्ट्रक्चर्ड डेटा को अनलॉक करना चाहते हैं जो अभी सिर्फ़ एक फिक्स्ड, रीड-ओनली लेआउट में मौजूद है। कई बिज़नेस रिपोर्ट, फ़ाइनेंशियल स्टेटमेंट, इनवॉइस और टेबल फ़ॉर्मेटिंग बनाए रखने के लिए PDF के रूप में बांटे जाते हैं, लेकिन उस स्टैटिक प्रेजेंटेशन की वजह से नंबरों को एनालाइज़ करना, कैलकुलेशन करना या रो और कॉलम में बदलाव करना मुश्किल हो जाता है। XLSX में कन्वर्ट करके, आप चार्ट और पिवट टेबल में डेटा को सॉर्ट, फ़िल्टर, फ़ॉर्मूला लागू करने और विज़ुअलाइज़ करने की क्षमता वापस पा सकते हैं। यह फ़ाइनेंशियल रिकंसिलिएशन, बजटिंग, बल्क डेटा एक्सट्रैक्शन और एनालिटिक्स या फ़ोरकास्टिंग के लिए डेटासेट तैयार करने जैसे कामों के लिए खास तौर पर काम का है। Excel में कन्वर्ट करने से मैन्युअल रीटाइपिंग की तुलना में समय भी बच सकता है और नंबर ट्रांसफ़र करते समय इंसानी गलती भी कम होती है। कोलेबोरेशन के लिए, स्प्रेडशीट को उन टीमों के बीच शेयर करना आसान होता है जिन्हें वैल्यू को एडिट या एनोटेट करने की ज़रूरत होती है। आर्काइव या बैकअप के मकसद से भी, ओरिजिनल PDF के साथ स्प्रेडशीट कॉपी होने से भविष्य में दोबारा इस्तेमाल करना आसान हो जाता है। ध्यान रखें कि कन्वर्ज़न की क्वालिटी ओरिजिनल PDF के स्ट्रक्चर पर निर्भर करती है: डिजिटली जेनरेटेड टेबल स्कैन की गई इमेज की तुलना में ज़्यादा सटीक रूप से कन्वर्ट होती हैं। अगर PDF एक स्कैन है, तो कन्वर्ज़न से पहले OCR जोड़ने से निकाले गए डेटा की फ़िडेलिटी में काफ़ी सुधार होगा। कुल मिलाकर, XLSX में कन्वर्ट करने से फिक्स्ड रिपोर्ट एक्शनेबल, एडिटेबल डेटासेट में बदल जाती हैं जो फैसले लेने में तेज़ी लाते हैं और डाउनस्ट्रीम प्रोसेसिंग को आसान बनाते हैं।
PDF को Excel स्प्रेडशीट में कन्वर्ट करने के लिए, सबसे पहले अपनी PDF अपलोड करेंपेज पर अपलोड बटन के ज़रिए PDF फ़ाइल डाउनलोड करें। कन्वर्ज़न पाइपलाइन डॉक्यूमेंट को एनालाइज़ करेगी और टेबल जैसे स्ट्रक्चर्ड एरिया का पता लगाने की कोशिश करेगी। हर पता लगाई गई टेबल के लिए, टेक्स्ट एलिमेंट को पार्स किया जाता है और XLSX वर्कशीट में उससे जुड़े सेल में रखा जाता है। प्रोसेसिंग पूरी होने के बाद, जेनरेट की गई XLSX फ़ाइल को सीधे इंटरफ़ेस से डाउनलोड करें। अगर आपने कई PDF अपलोड किए हैं, तो एक साथ सभी कन्वर्टेड स्प्रेडशीट वाली ZIP पाने के लिए बल्क डाउनलोड फ़ीचर का इस्तेमाल करें। अगर आप सेशन फ़ाइल लिमिट पार कर जाते हैं, तो क्यू को क्लियर करें और ज़रूरत के हिसाब से अपलोड स्टेप को दोहराएं। डाउनलोड करने के बाद, आउटपुट को देखने और बेहतर बनाने के लिए Microsoft Excel, Google Sheets, या LibreOffice Calc में XLSX फ़ाइल खोलें: कॉलम हेडर वेरिफ़ाई करें, न्यूमेरिक फ़ॉर्मेट एडजस्ट करें, और ज़रूरत पड़ने पर मर्ज या स्प्लिट सेल को ठीक करें। सबसे अच्छे रिज़ल्ट के लिए, स्कैन के बजाय ओरिजिनल डिजिटल PDF का इस्तेमाल करें; अगर स्कैन से काम कर रहे हैं, तो कन्वर्ज़न से पहले इमेज को चुनने लायक टेक्स्ट में बदलने के लिए पहले OCR चलाएं। पूरा वर्कफ़्लो—अपलोड, कन्वर्ट, डाउनलोड और ट्वीक—आपको स्टैटिक टेबल वाली रिपोर्ट को कम से कम मैन्युअल रीएंट्री के साथ एनालिसिस या रिपोर्टिंग के लिए सही डायनामिक स्प्रेडशीट में बदलने में मदद करता है।
इन-ब्राउज़र या जाने-माने ऑनलाइन टूल का इस्तेमाल करके PDF को Excel में कन्वर्ट करना सेफ़ हो सकता है, जब प्राइवेसी प्रैक्टिस का पालन किया जाए। प्राइवेसी का ध्यान रखने वाला कन्वर्टर जब भी हो सके, ब्राउज़र में फ़ाइलों को लोकल रूप से प्रोसेस करता है, यह पक्का करता है कि ओरिजिनल फ़ाइल आपके डिवाइस पर रहे। जब प्रोसेसिंग में टेम्पररी सर्वर-साइड हैंडलिंग शामिल होती है, तो भरोसेमंद सर्विस आमतौर पर थोड़े समय के रिटेंशन पीरियड के बाद अपलोड को हटाने के लिए ऑटोमैटिक डिलीशन पॉलिसी और डेटा पर्जिंग विंडो लागू करती हैं। रिस्क कम करने के लिए, टूल के प्राइवेसी स्टेटमेंट को कन्फर्म करें—डिलीशन शेड्यूल, ट्रांसफर के दौरान एन्क्रिप्शन (HTTPS), और लंबे समय तक स्टोरेज की कमी के बारे में साफ़ भाषा देखें। इसके अलावा, बहुत ज़्यादा सेंसिटिव कंटेंट पर ऑनलाइन कन्वर्टर का इस्तेमाल करने से बचें, जब तक कि आप वेंडर के सिक्योरिटी पोस्चर के बारे में पक्का न हों या कन्वर्ज़न को ऑफ़लाइन चला सकें। कन्वर्ज़न के बाद, टेम्पररी फ़ाइलें हटाना, ज़रूरत हो तो ब्राउज़र कैश साफ़ करना और रिज़ल्ट को किसी सुरक्षित जगह पर डाउनलोड करना समझदारी है। अगर आपके वर्कफ़्लो में रेगुलेटरी या कम्प्लायंस की दिक्कतें हैं, तो लोकल सॉफ़्टवेयर सॉल्यूशन या डॉक्युमेंटेड कंट्रोल वाले एंटरप्राइज़-ग्रेड कन्वर्टर का इस्तेमाल करने पर विचार करें। शॉर्ट में, अगर आप समझदारी भरी सावधानियां बरतते हैं तो प्रोसेस सुरक्षित हो सकता है: सुरक्षित कनेक्शन का इस्तेमाल करें, प्राइवेसी पॉलिसी देखें, और कॉन्फिडेंशियल डॉक्युमेंट के लिए लोकल प्रोसेसिंग को प्राथमिकता दें।
PDF को XLSX में कन्वर्ट करते समय, मुख्य मकसद स्टैटिक विज़ुअल टेबल को स्ट्रक्चर्ड स्प्रेडशीट डेटा में ट्रांसलेट करना होता है। सबसे पहले, साइट के अपलोड कंट्रोल से PDF अपलोड करें; सर्विस हर फ़ाइल को क्यू और प्रोसेस करेगी। कन्वर्ज़न रूटीन पेज लेआउट को चेक करता है, टेबल वाले हिस्सों की पहचान करता है, टेक्स्ट और न्यूमेरिक वैल्यू निकालता है, और उन्हें रो और कॉलम में मैप करता है। आउटपुट एक XLSX फ़ाइल है जिसे आप तुरंत डाउनलोड कर सकते हैं या कई फ़ाइलों के लिए बंडल किए गए ZIP आर्काइव के हिस्से के तौर पर पा सकते हैं। डाउनलोड करने के बाद, डेटा टाइप और फ़ॉर्मेट को वेरिफ़ाई करने के लिए वर्कबुक को Microsoft Excel या किसी दूसरे स्प्रेडशीट एप्लिकेशन में खोलें। आपको कुछ कॉलम को टेक्स्ट से नंबर में कन्वर्ट करने, डेट फ़ॉर्मेट को नॉर्मलाइज़ करने, या जुड़े हुए फ़ील्ड को स्प्लिट करने की ज़रूरत हो सकती है। अगर PDF में स्कैन की हुई इमेज हैं, तो टेक्स्ट निकालने के लिए OCR का इस्तेमाल करके प्री-प्रोसेस करें, फिर सेल-लेवल की एक्यूरेसी को बेहतर बनाने के लिए कन्वर्ज़न करें। बड़े डेटासेट के लिए, PDF को छोटे-छोटे हिस्सों में बांटने या बैच में कन्वर्ट करने से मेमोरी का इस्तेमाल कम हो सकता है और रिलायबिलिटी बेहतर हो सकती है। कुल मिलाकर, XLSX में कन्वर्ट करने से आपको एनालिसिस, ऑटोमेशन और रिपोर्टिंग के लिए एक फंक्शनल स्प्रेडशीट मिलती है, जिसमें एक्यूरेसी पक्का करने के लिए एक छोटा पोस्ट-कन्वर्जन वैलिडेशन स्टेप होता है।
PDF पेज को PNG इमेज में कन्वर्ट करना तब काम आता है जब आपको प्रेजेंटेशन, डिज़ाइन वर्क या हाई-क्वालिटी इमेज आर्काइविंग के लिए लॉसलेस पेज स्नैपशॉट की ज़रूरत होती है। यह कन्वर्ज़न करने के लिए, PDF फ़ाइल को टूल पर अपलोड करें और अपने आउटपुट फ़ॉर्मेट के तौर पर PNG चुनें। कनवर्टर हर पेज को चुने हुए रिज़ॉल्यूशन पर ऑफ़स्क्रीन कैनवस पर रेंडर करेगा और रिज़ल्ट को PNG इमेज के तौर पर एक्सपोर्ट करेगा, जिससे शार्प किनारे, टेक्स्ट क्लैरिटी और लॉसलेस कलर फ़िडेलिटी बनी रहेगी। प्रोसेसिंग के बाद, आप अलग-अलग PNG फ़ाइलें डाउनलोड कर सकते हैं या “सभी डाउनलोड करें” ऑप्शन चुन सकते हैं जो आसानी के लिए हर पेज को ZIP आर्काइव में पैकेज करता है। अगर आपको प्रिंट-क्वालिटी आउटपुट के लिए ज़्यादा DPI चाहिए, तो पिक्सेल डेंसिटी बढ़ाने के लिए ज़्यादा रेंडर स्केल (जहां उपलब्ध हो) चुनें; ध्यान दें कि इससे फ़ाइल साइज़ और प्रोसेसिंग टाइम बढ़ जाएगा। PNG बारीक डिटेल्स, शार्प लाइनों वाले ग्राफ़िक्स और ऐसी इमेज को बचाने के लिए आइडियल है जिन्हें सटीक कलर रिप्रेजेंटेशन की ज़रूरत होती है; यहजब सोर्स इजाज़त देता है तो ट्रांसपेरेंसी को सपोर्ट करता है। स्कैन किए गए डॉक्यूमेंट्स के लिए, PNG, JPEG में आम कम्प्रेशन आर्टिफैक्ट्स डाले बिना रैस्टर क्वालिटी को बनाए रखता है। डाउनलोड करने के बाद, PNG फ़ाइलों को Photoshop या GIMP जैसे इमेज एडिटर्स में एडिट किया जा सकता है या क्वालिटी लॉस के बिना डॉक्यूमेंट्स और वेब पेजों में एम्बेड किया जा सकता है।
PDF पेजों को JPG में कन्वर्ट करना वेब इस्तेमाल या क्विक शेयरिंग के लिए कॉम्पैक्ट, वाइडली कम्पैटिबल इमेज बनाने का एक आम तरीका है। अपना PDF अपलोड करके और आउटपुट के तौर पर JPG चुनकर शुरू करें। कन्वर्ज़न प्रोसेस हर पेज को रैस्टराइज़ करता है, JPEG एन्कोडिंग अप्लाई करता है, और लॉसी कम्प्रेशन के ज़रिए छोटे फ़ाइल साइज़ बनाता है—ये ट्रेड-ऑफ़्स हैं जिन्हें आप क्वालिटी सेटिंग्स को एडजस्ट करके ठीक कर सकते हैं अगर टूल उन्हें ऑफ़र करता है। कन्वर्ज़न पूरा होने के बाद, अलग-अलग JPG फ़ाइलें डाउनलोड करें या सभी पेज एक साथ ZIP आर्काइव के तौर पर पाएं। JPG खास तौर पर फ़ोटोग्राफ़िक कंटेंट या फ़ुल-कलर पेज के लिए सही है, जहाँ फ़ाइल का साइज़ पूरी तरह से सही होने से ज़्यादा मायने रखता है; हालाँकि, क्योंकि JPEG लॉसी कम्प्रेशन का इस्तेमाल करता है, इसलिए बारीक टेक्स्ट और शार्प लाइन आर्ट कम क्वालिटी सेटिंग पर कम्प्रेशन आर्टिफ़ैक्ट दिखा सकते हैं। इसी वजह से, जब ज़्यादा से ज़्यादा क्लैरिटी की ज़रूरत हो तो JPG सबसे अच्छा ऑप्शन नहीं है—ऐसे मामलों में PNG बेहतर रहेगा। डाउनलोड के बाद, JPG इमेज को किसी भी फ़ोटो व्यूअर में खोला जा सकता है, वेबसाइट पर अपलोड किया जा सकता है, या इमेज एडिटर में एडिट किया जा सकता है। बैच वर्कफ़्लो के लिए, नेमिंग कन्वेंशन और ज़िप पैकेजिंग मल्टी-पेज एक्सपोर्ट के ऑर्गनाइज़ेशन को आसान बनाते हैं।
PDF पेज को GIF में कन्वर्ट करने से छोटी, वेब-फ्रेंडली इमेज बनती हैं जो फ्रेम को कंबाइन करने पर सिंपल इलस्ट्रेशन, डायग्राम, लोगो या एनिमेटेड सीक्वेंस के लिए अच्छी तरह काम करती हैं। कन्वर्ट करने के लिए, अपनी PDF अपलोड करें और पसंदीदा आउटपुट के तौर पर GIF चुनें। स्टैटिक GIF के लिए, कनवर्टर हर पेज को एक इंडेक्स्ड-कलर इमेज में रेंडर करता है और उसे GIF फॉर्मेट में एनकोड करता है; एनिमेटेड GIF के लिए, कई पेज को कॉन्फ़िगर करने लायक फ्रेम डिले के साथ सीक्वेंशियल फ्रेम में कंबाइन किया जा सकता है। फिर टूल हर पेज के लिए अलग-अलग GIF फाइल या बंडल ZIP आर्काइव के तौर पर डाउनलोड ऑफर करेगा। ध्यान रखें कि GIF एक इंडेक्स्ड कलर पैलेट का इस्तेमाल करता है और 256 कलर तक लिमिटेड है, जो इसे फोटोग्राफ या कॉम्प्लेक्स फुल-कलर पेज के लिए कम सूटेबल बनाता है—कलर फिडेलिटी और ग्रेडिएंट काफी कम हो सकते हैं। हालांकि, GIF डायग्राम, लाइन आर्ट या छोटे एनिमेशन के लिए बहुत अच्छे हैं जिन्हें क्रॉस-प्लेटफॉर्म कम्पैटिबिलिटी और मिनिमम फाइल साइज की जरूरत होती है। अगर आपको ज़्यादा कलर डेप्थ या लॉसलेस क्वालिटी चाहिए, तो अपने टारगेट एनवायरनमेंट के हिसाब से PNG (स्टिल इमेज के लिए) या WebP/MP4 (एनिमेशन के लिए) पर विचार करें। कन्वर्ज़न के बाद, GIF फ़ाइलों का इस्तेमाल वेब पेज, मैसेजिंग ऐप या स्लाइड डेक में किया जा सकता है, जहाँ हल्की, ज़्यादा सपोर्टेड इमेज को प्राथमिकता दी जाती है।