Конвертація PDF в Excel бере статичні сторінки PDF-файлу, орієнтовані на макет, і намагається перетворити табличну інформацію в редагований формат електронної таблиці. Механізм конвертації сканує сторінку, виявляє сітчасті візерунки та відображає виявлені текстові блоки в рядки та стовпці. Коли PDF-файл створюється з цифрового джерела, такого як експортований звіт або електронна таблиця, збережена як PDF, це зіставлення зазвичай є точним і дає змогу використовувати файли XLSX. Конвертовані електронні таблиці дозволяють виконувати обчислення, фільтрувати дані, застосовувати формули та створювати діаграми. Якщо PDF-файл містить візуальні елементи, такі як зображення, логотипи або декоративні лінії, вони зазвичай стають вбудованою графікою в електронній таблиці або ігноруються залежно від налаштувань конвертації. Для PDF-файлів, які є сканами або фотографіями, конвертер не може безпосередньо витягувати текст; спочатку потрібно запустити OCR, щоб витягти символи в редаговану форму, а потім перетворити їх на комірки електронної таблиці. Після конвертації перегляньте результат: перевірте числові формати, поля дати, роздільники тисяч і об'єднані комірки, а також виправте їх за потреби. Більшість користувачів вважають, що достатньо кількох хвилин ручного очищення в Excel, щоб перетворити конвертований файл на повністю робочу електронну таблицю, готову до аналізу або звітності.